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Versendung von Sitzungsunterlagen

Dr. Boris Wolkowski

Anfrage von Dr. Boris Wolkowski im Rat der Stadt vom 14. Dezember 2016

Da es in diesem Ratszug häufiger vorgekommen ist, dass Sitzungsunterlagen noch nachträglich versandt wurde. Frage ich nun: Ist es rechtssicher möglich, dass bei Vorlage einer Verzichtserklärung einzelner Ratsmitglieder auf eine postalische Zustellung verzichtet wird und diesen per E-Mail oder per Abruf im Internet die Sitzungsunterlagen zur Verfügung zu stellen?

Antwort der Verwaltung vom 27. Januar 2017

Ihre Anfrage aus der Sitzung des Rates am 14. Dezember 2016 zur Versendung von Sitzungsunterlagen

Sehr geehrter Herr Dr. Wolkowski,

in der Sitzung des Rates am 14. Dezember 2016 haben Sie ausgeführt, dass es in diesem Ratszug häufiger vorgekommen sei, dass Sitzungsunterlagen noch nachträglich versandt wurden.

Sie haben die Frage aufgeworfen, ob es rechtssicher möglich sei, bei Vorlage einer Verzichtserklärung einzelner Ratsmitglieder auf eine postalische Zustellung, diesen die Sitzungsunterlagen per E-Mail oder per Abruf im Internet zur Verfügung zu stellen.

Zu Ihrer Anfrage nehme ich wie folgt Stellung:

Der (nachträgliche) Versand von Sitzungsunterlagen im Wege einer elektronischen Übermittlung per E-Mail an Ratsmitglieder oder die Bereitstellung der Sitzungsunterlagen im Internet (etwa im Rahmen des Ratsinformationssystems) anstelle eines postalischen (Nach-)Versandes ist rechtssicher möglich, wenn insoweit eine entsprechende Einwilligungserklärung der Ratsmitglieder vorliegt.

Da § 47 Abs. 2 Satz 1 Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO NRW) festlegt, dass u.a. die Ladung und die Form der Einberufung des Rates durch die Geschäftsordnung zu regeln sind, setzt dies allerdings voraus, dass in der Geschäftsordnung für den Rat, die Bezirksvertretungen und die Ausschüsse in der Stadt Mönchengladbach zunächst eine entsprechende Regelung aufgenommen wird.

Rechtlich nicht zu beanstanden wäre etwa eine Geschäftsordnungsregelung, die als Regelfall die schriftliche Übersendung von Sitzungsunterlagen vorsieht und nur auf einer sekundären Ebene auf Antrag oder nach ausdrücklicher Einwilligung der Ratsmitglieder die Übermittlung oder den Abruf in elektronischer Form vorsieht. Umgekehrt wäre ebenfalls eine Regelung, die als Regelfall die elektronische Zustellung von Sitzungsunterlagen und auf Antrag die postalische Zustellung der Unterlagen vorsieht, denkbar (vgl. Held u.a., Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen, Stand: August 2016, § 47 Anm. 1.2.3 und 1.2.4; Kleerbaum/Palmen, Gemeindeordnung Nordrhein-Westfalen, 2. Auflage, § 47 Anm. II.3 a; Rehn u.a., Gemeindeordnung Nordrhein-Westfalen, Stand: Juni 2016, § 47 Anm. II.3.).

Abschließend bleibt darauf hinzuweisen, dass aus datenschutzrechtlichen Gründen Beratungsvorlagen, die für nicht-öffentliche Sitzungen bestimmt sind, nur dann auf elektronischem Wege zur Verfügung gestellt werden dürfen, wenn sichergestellt ist, dass ein unberechtigter Zugriff Dritter auf diese Dateien nicht möglich ist.

Ich hoffe, Ihnen mit diesen Ausführungen gedient zu haben.

Mit freundlichen Grüßen

Hans Wilhelm Reiners, Oberbürgermeister

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