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Angabe der IBAN-Nummern in Schreiben der Stadtverwaltung

Anfrage von Ulla Brombeis im Hauptausschuss am 26.06.2019

Ich bitte um die Beantwortung folgender Fragen zum Thema:

„Angabe der IBAN-Nummern in Schreiben der Stadtverwaltung“:

Ist es richtig, dass die Stadtverwaltung in Schreiben an die Bürgerinnen und Bürger die volle IBAN Nummer angibt?

Wenn dem so ist, ist das Vorgehen seitens der Stadtverwaltung zulässig?

Antwort der Verwaltung vom 22.07.2019

Sehr geehrte Frau Brombeis,

in der Sitzung des Hauptausschusses am 26.06.2019 haben Sie hinsichtlich der Angabe von IBAN-Nummern in Schreiben der Stadtverwaltung folgende Anfragen an die Verwaltung gerichtet:

Ist es richtig, dass die Stadtverwaltung in Schreiben an die Bürgerinnen und Bürger die volle IBAN Nummer angibt? Wenn dem so ist, ist das Vorgehen seitens der Stadtverwaltung zulässig?

Für Schreiben der Fachbereiche in meinem Zuständigkeitsbereich beantworte ich Ihre Fragen wie folgt:

Der Fachbereich Stadtkasse verwendet die IBAN im Rahmen der Zuständigkeit für die Zahlungsabwicklung (Zuordnung von Zahlungen, Eingabe von SEPA-Lastschriftmandaten etc.) in verschiedenen Schreiben.

Beispielhaft sind hier aus dem Bereich der debitorischen Geschäftsvorfälle Folgende zu nenen:

  • Überzahlungsanschreiben (Mitteilung an die zahlungspflichtige Person darüber, dass ein zu viel gezahlter Betrag an die Bankverbindung mit der IBAN … zurücküberwiesen wird.),
  • Aufrechnungsanschreiben (Mitteilung an die zahlungspflichtige Person darüber, dass ein Guthaben gegen eine noch bestehende Forderung aufgerechnet wird und das verbleibende Restguthaben an die IBAN … ausgezahlt wird).

Im Bereich der kreditorischen Geschäftsvorfälle wird die IBAN zum Beispiel auf den Zahlungsavisen angegeben.

Mit Hilfe dieser wird dem/der Zahlungsempfänger/in mitgeteilt wann, in welcher Höhe und an welche Bankverbindung überwiesen wird und aus welchen Rechnungspositionen sich der Auszahlungsbetrag zusammensetzt. Die Zahlungsavis werden im Fachbereich Stadtkasse erstellt, der Versand erfolgt dann jedoch über den Fachbereich Kämmerei – Finanzbuchhaltung, da hier die Zuständigkeit für die Pflege der kreditorischen Geschäftspartnerdaten liegt.

In Fällen, in denen der Stadt Mönchengladbach ein entsprechendes SEPA-Lastschriftmandat vorliegt, wird im Zahlenblock auf Seite 1 der vom Fachbereich Steuern und Grundbesitzabgaben erstellten Steuerbescheiden die IBAN angegeben (Hinweis an den/die Steuerpflichtige/n, dass die festgesetzten Steuerbeträge termingerecht zu den angegebenen Fälligkeiten vom dem Konto DE … abgebucht werden.).

Grundsätzlich ist festzuhalten, dass die IBAN selbstverständlich immer nur dann in ein externes Schreiben oder in interne Korrespondenz aufgenommen wird, wenn der zugrundeliegende Sachverhalt dies erfordert.

Es liegen keine Erkenntnisse vor, wonach dieses Vorgehen nicht zulässig wäre.

Alle Fraktionen im Rat der Stadt Mönchengladbach erhalten eine Kopie dieses Schreibens.

Mit freundlichen Grüßen

Hans Wilhelm Reiners, Oberbürgermeister

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